Wissen schneller erfassen: Neue KI-Funktionen im Wissensmanagement

Wissen ist in Verwaltungen an vielen Stellen vorhanden – in Dokumenten, Präsentationen, Handreichungen, Videos und zahlreichen weiteren Medien. Entscheidend ist jedoch nicht nur, dieses Wissen zentral bereitzustellen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen relevante Informationen auch schnell finden, erfassen und einordnen können.

Genau hier setzt das Wissensmanagement unseres Bildungsportals an. Bereits heute unterstützt Künstliche Intelligenz dabei, unterschiedlichste Wissensquellen zu erschließen und durchsuchbar zu machen. Mit neuen KI-gestützten Funktionen gehen wir nun den nächsten Schritt.

Vom Dokument zum durchsuchbaren Wissen

Über den Baustein Wissensmanagement können Benutzer eigene Medien und Wissensinhalte in das Bildungsportal einbringen. Nach der Prüfung und Freigabe durch Redakteurinnen und Redakteure der eigenen Verwaltung stehen diese Inhalte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zentral zur Verfügung.

Dabei können ganz unterschiedliche Medien genutzt werden – beispielsweise Word- und PDF-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, ePubs oder Videos in zahlreichen Formaten.

KI spielt bei der Verarbeitung dieser Inhalte bereits eine wichtige Rolle. Bei Dokumenten werden die enthaltenen Texte automatisch extrahiert, sodass die Inhalte per Volltextsuche analysiert und gefunden werden können.

Auch Videos werden auf diese Weise erschlossen: Das gesprochene Wort wird automatisch in Text umgewandelt. Dadurch wird der Inhalt eines Videos durchsuchbar und kann gleichzeitig für die automatische Untertitelung genutzt werden – in bis zu 29 Sprachen.

Aus einem hochgeladenen Medium wird damit eine digital erschlossene Wissensquelle.

Neu: KI erstellt automatisch eine Management Summary

Gerade bei umfangreichen Dokumenten stellt sich häufig zunächst eine ganz einfache Frage: Lohnt es sich für mich, dieses Dokument genauer anzusehen?

Mit der neuen KI-gestützten Zusammenfassung erhalten Benutzer einen schnellen Überblick über die wesentlichen Inhalte einer Wissensquelle. Die KI analysiert den vorhandenen Inhalt und erstellt daraus eine kompakte Management Summary.

Anstatt ein umfangreiches Dokument zunächst vollständig durchsuchen oder überfliegen zu müssen, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller erkennen, worum es geht und welche Themen behandelt werden.

Das spart Zeit und erleichtert insbesondere bei einer großen Anzahl verfügbarer Wissensquellen die Orientierung.

Neu: Das Lernziel auf einen Blick

Neben der Frage „Worum geht es?“ ist eine zweite Frage für den Benutzer besonders wichtig:

„Was weiß ich, nachdem ich diese Wissensquelle durchgearbeitet habe?“

Auch darauf kann das Bildungsportal nun KI-gestützt eine Antwort geben. Auf Basis des Inhalts wird ein Lernziel erzeugt, das beschreibt, welches Wissen durch die Beschäftigung mit der jeweiligen Quelle vermittelt wird.

Damit wird aus einer reinen Beschreibung des Inhalts eine konkrete Orientierung für den Lernenden. Benutzer können bereits vor der Durchsicht besser einschätzen, welchen Wissensgewinn sie erwarten können und ob die Quelle für ihre aktuelle Aufgabe oder ihren persönlichen Lernbedarf relevant ist.

Neu: Videomarker strukturieren längere Inhalte

Videos eignen sich hervorragend zur Wissensvermittlung. Bei längeren Videos kann es jedoch schwierig sein, schnell die richtige Stelle zu finden oder während des Ansehens zu erkennen, wann ein neues Thema beginnt.

Mit Videomarkern können längere Videos nun in thematische Abschnitte gegliedert werden.

Die Marker machen für den Benutzer sichtbar, welches Thema an einer bestimmten Stelle des Videos behandelt wird. So entsteht eine nachvollziehbare inhaltliche Struktur, über die sich auch umfangreichere Videoinhalte leichter erschließen lassen.

Das verbessert nicht nur die Orientierung während des Ansehens. Benutzer können gezielter zu den für sie relevanten Abschnitten navigieren und bereits bekannte Inhalte leichter überspringen.

KI unterstützt den gesamten Weg vom Medium zum Wissen

Mit den neuen Funktionen entwickelt sich das Wissensmanagement konsequent weiter. KI wird dabei nicht als einzelne Zusatzfunktion eingesetzt, sondern unterstützt an mehreren Stellen bei der Erschließung und Nutzung von Wissen:

• Dokumente werden automatisch ausgelesen und ihre Inhalte für die Volltextsuche verfügbar gemacht.
• Gesprochene Inhalte aus Videos werden transkribiert, durchsuchbar gemacht und können als Untertitel in 29 Sprachen bereitgestellt werden.
• Management Summaries geben einen schnellen Überblick über umfangreiche Wissensquellen.
• KI-generierte Lernziele zeigen, welchen Wissensgewinn der Benutzer erwarten kann.
• Videomarker strukturieren längere Videos in nachvollziehbare thematische Abschnitte.

So wird Wissen nicht nur zentral gespeichert und bereitgestellt, sondern immer besser erschlossen, strukturiert und zugänglich gemacht.

Weniger suchen. Schneller verstehen. Wissen gezielter nutzen.

Das Ziel bleibt dabei einfach: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen möglichst schnell vom Suchen zum Verstehen kommen.

Die neuen KI-Funktionen helfen dabei, die stetig wachsende Menge an Wissen innerhalb einer Verwaltung besser nutzbar zu machen. Benutzer erkennen schneller, welche Inhalte für sie relevant sind, was sie aus einer Wissensquelle lernen können und an welcher Stelle eines Videos die gesuchte Information zu finden ist.

Damit wird das Wissensmanagement im Bildungsportal zu einem zentralen Ort, an dem vorhandenes Wissen nicht nur gesammelt wird – sondern intelligent erschlossen und für die tägliche Arbeit nutzbar gemacht wird.

Noch einen Schritt weiter: Der KI-Assistent

Wer Wissen nicht nur finden, sondern direkt mit ihm interagieren möchte, kann mit dem Baustein KI-Assistent noch einen Schritt weitergehen.

Der KI-Assistent ist für den Benutzer immer präsent und ermöglicht einen direkten, dialogorientierten Zugang zu den Inhalten des Bildungsportals. Statt ausschließlich nach Informationen zu suchen, kann der Benutzer seine Fragen einfach formulieren.

Dabei kann es beispielsweise um Schulungen, bereitgestelltes Wissen oder eLearnings gehen. Der KI-Assistent unterstützt den Benutzer dabei, passende Informationen und Inhalte zu erschließen und Antworten auf seine konkreten Fragestellungen zu erhalten.

So entsteht neben der intelligenten Aufbereitung von Wissen eine weitere Form des Zugangs: Nicht mehr nur suchen und finden, sondern fragen und Antworten erhalten.

Mit Wissensmanagement und KI-Assistent verbindet das Bildungsportal damit zwei Ansätze: Wissen wird intelligent aufbereitet und strukturiert bereitgestellt – und kann gleichzeitig über einen KI-gestützten Dialog unmittelbar zugänglich gemacht werden.