Die digitale Lösung für effiziente Fortbildungsorganisation
Kommunale Verwaltungen sehen sich heute mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert. Der demografische Wandel führt dazu, dass Wissen verloren zu gehen droht, wenn Mitarbeitende in den Ruhestand gehen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Welche Fortbildungen wurden besucht? Welche Zertifikate liegen vor? Wer ist für bestimmte Aufgaben qualifiziert?
Hinzu kommen knappe Budgets und begrenzte Personalressourcen. Immer mehr muss mit immer weniger erreicht werden. Fortbildungen sind aber dennoch ein unverzichtbarer Baustein, um Fachwissen aktuell zu halten, rechtliche Anforderungen einzuhalten und Mitarbeitende langfristig zu binden.
Traditionell bedeutet die Organisation von Schulungen jedoch einen hohen administrativen Aufwand: Excel-Listen werden gepflegt, Dokumente manuell erstellt, Termine abgestimmt, Räume gebucht und am Ende fehlen dennoch oft Nachweise oder Informationen. Genau hier setzt unsere Lösung an.
Unser Schulungsmanagement digitalisiert und automatisiert die komplette Fortbildungsorganisation – und macht sie für Verwaltungen jeder Größe einfach handhabbar.
Die Lösung: Digitales Schulungsmanagement
Unsere Lösung ist eine 100 % Online-Anwendung, die sofort einsatzbereit ist – ganz ohne Installation oder technische Hürden. Alles, was Sie benötigen, ist ein Internetzugang.
Unser Bildungsportal ermöglicht es Schulungsverantwortlichen, sämtliche Daten einer Fortbildung zentral und übersichtlich zu verwalten. Von den Stammdaten wie akademischen Titeln, Fachbereichen und Behörden über die Verwaltung von Orten, Räumen und Gebäuden bis hin zur Erstellung und Planung neuer Schulungen – alles geschieht an einem Ort.
Besonders praktisch: Jede Schulung basiert auf Vorlagen. Dadurch lassen sich neue Veranstaltungen mit wenigen Klicks erstellen, ohne dass Informationen erneut erfasst werden müssen. Trainer können direkt zu Schulungen oder Vorlagen zugeordnet werden. Skripte und Informationsmaterialien werden digital hinterlegt, sodass Teilnehmende stets Zugriff auf die aktuellen Unterlagen haben.
Komfort für alle Beteiligten
Unser Schulungsmanagement entlastet nicht nur die Verwaltung, sondern bringt auch Vorteile für Vorgesetzte, Trainer und Teilnehmende.
Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Fortbildungen für ihre Mitarbeitenden direkt zu buchen und können jederzeit nachvollziehen, an welchen Schulungen ihr Team teilgenommen hat. Damit entfällt die mühsame Abstimmung per E-Mail oder Telefon.
Teilnehmende wiederum haben über die Funktion Meine Schulungen jederzeit den Überblick über ihre aktuellen und geplanten Fortbildungen. Sie sehen, wofür sie angemeldet sind, welche Materialien zur Verfügung stehen und wann Zertifikate bereitgestellt werden.
Auch Trainer profitieren vom Bildungsportal: Sie sehen ihre zugewiesenen Schulungen, können Unterlagen herunterladen und erhalten automatisch die relevanten Teilnehmerlisten.
Für alle Beteiligten gilt: Prozesse, die bislang viel Zeit und Abstimmung erforderten, laufen nun digital, transparent und automatisch ab.
Intelligente Automatisierung
Besonders wertvoll ist die Automatisierung zentraler Prozesse. Statt mühsam Dokumente zu erstellen, erzeugt die Lösung automatisch Teilnehmerlisten, Einladungen oder Zertifikate. Auch Wartelisten werden digital verwaltet.
Darüber hinaus ermöglicht das integrierte Umfragemodul, nach einer Schulung direkt Feedback einzuholen. Die Ergebnisse werden digital ausgewertet und liefern wertvolle Hinweise zur Qualität der Fortbildungsangebote. So verbessern Sie Ihr Schulungsangebot kontinuierlich.
Ein weiterer Vorteil: Ihr Fortbildungskatalog wird automatisch gepflegt und ist jederzeit aktuell. Auf Wunsch können sogar Fortbildungsangebote anderer Verwaltungen eingebunden werden. Damit erweitern Sie Ihr Angebot, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Immer informiert dank Schnittstellen
Damit Informationen nicht nur verwaltet, sondern auch aktiv kommuniziert werden, verfügt unser Schulungsmanagement über clevere Schnittstellen.
Ein automatischer RSS-Feed stellt sicher, dass neue Schulungen sofort sichtbar werden – sei es im Intranet Ihrer Verwaltung oder direkt im Mail-Client der Mitarbeitenden. So erreichen aktuelle Angebote alle Kolleginnen und Kollegen ohne Verzögerung, ganz ohne zusätzlichen Kommunikationsaufwand.
Darüber hinaus kann optional ein API-Zusatzpaket hinzugebucht werden. Dieses ermöglicht es, dass andere Systeme direkt auf die in unserer Lösung gepflegten Daten zugreifen. So lassen sich zum Beispiel Chatbots anbinden, die automatisiert über neue Schulungen informieren oder Auskünfte zu geplanten Veranstaltungen geben. Damit öffnet unser Schulungsmanagement die Tür zu modernen, interaktiven Informationswegen, die den Verwaltungsalltag erheblich erleichtern.
Für Verwaltungen jeder Größe geeignet
Oft wird die Einführung eines digitalen Schulungsmanagements nur bei großen Verwaltungen für notwendig gehalten. Doch gerade kleinere Kommunen profitieren besonders.
- Bei knappen Budgets zählt jede eingesparte Stunde Verwaltungsarbeit.
- Bei kleiner Personaldecke ist Transparenz entscheidend: Wer war wann auf welcher Fortbildung? Welche Qualifikationen sind im Haus vorhanden?
- Wissen muss dokumentiert und für Nachfolgerinnen und Nachfolger gesichert werden.
Unser Schulungsmanagement ist erschwinglich und skalierbar. Ob Sie zehn Mitarbeitende oder tausend schulen wollen – die Lösung passt sich flexibel an. So stellen Sie sicher, dass Ihre Verwaltung auch in Zukunft handlungsfähig und kompetent bleibt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mit unserer Lösung erreichen Sie drei Dinge gleichzeitig:
- Mehr Effizienz – durch digitale Abläufe und automatische Dokumentenerstellung.
- Mehr Transparenz – durch klare Nachweise, strukturierte Daten und einfache Auswertungen.
- Mehr Zukunftssicherheit – durch eine Lösung, die Wissen bewahrt und Ressourcen schont.
Starten Sie jetzt in die digitale Fortbildungsorganisation
Mit unserem Schulungsmanagement verwandeln Sie mühsame Verwaltungsaufgaben in einfache digitale Prozesse. Sie behalten jederzeit den Überblick, reduzieren Fehlerquellen und sparen wertvolle Zeit und Kosten.
Buchen Sie jetzt kostenfrei unsere „1-Stunde-Insights“ und erleben Sie live, wie einfach und effizient unser Schulungsmanagement funktioniert. In nur 60 Minuten erhalten Sie einen umfassenden Einblick in viele Funktionen – praxisnah, verständlich und direkt online.
Oder: Fordern Sie direkt online Ihr unverbindliches Angebot an – schnell, unkompliziert und auf Ihre Verwaltung zugeschnitten.
Perfekte Ergänzung: Schulungsmanagement & Wissensmanagement
Ein modernes Schulungsmanagement ist ein entscheidender Baustein für die Personal- und Organisationsentwicklung in Kommunalverwaltungen. Doch Wissen entsteht nicht nur in Fortbildungen – es wird auch im Arbeitsalltag gesammelt, weitergegeben und benötigt. Genau hier setzt das Paket Wissensmanagement an.
Während das Schulungsmanagement sicherstellt, dass Fortbildungen organisiert, dokumentiert und nachvollziehbar durchgeführt werden, sorgt das Wissensmanagement dafür, dass das in Schulungen erworbene Wissen nachhaltig im Arbeitsumfeld verankert wird. Mitarbeitende können Lerninhalte, Best-Practice-Beispiele und Erfahrungswissen zentral ablegen, miteinander teilen und jederzeit wieder abrufen. Dadurch geht wertvolles Wissen nicht verloren, sondern bleibt der gesamten Organisation zugänglich – auch wenn Mitarbeitende in andere Abteilungen wechseln oder in den Ruhestand gehen.
Gerade im Zusammenspiel entfalten beide Pakete ihre volle Stärke: Das Schulungsmanagement bildet den formalen Rahmen für Fortbildungen und Qualifikationen, das Wissensmanagement verknüpft die Inhalte und macht sie dauerhaft nutzbar. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Planung und Durchführung von Schulungen bis hin zur praktischen Anwendung und Wissenssicherung in der Verwaltung.