eLearning & Wissensmanagement für Verwaltungen
Wissensmanagement
Wir leben in einer Gesellschaft, in der Wissen immer wichtiger wird. Dies gilt nicht nur für den Einzelnen, sondern vor allem für Verwaltungen. Das Wissen liegt jedoch nicht in der Verwaltung, sondern bei den einzelnen Mitarbeitern. Die Herausforderung ist es dieses Wissen von den Mitarbeitern in die Verwaltung zu tragen.
Um dieses Wissen in die Verwaltung zu bringen, bedarf es eines gemeinsamen Weges. Denn niemand möchte, dass sein Wissen an verschiedenen Stellen aufgeschrieben ist und somit die Suche nach dem richtigen Wissen erschwert wird.
Was ist Wissensmanagement?
Das Ziel ist somit klar, nur was ist überhaupt Wissensmanagement? Grundsätzlich ist Wissensmanagement eine Methode oder Herangehensweise wie Wissen in der Verwaltung organisiert wird. Hierzu wird das Wissen einzelner Personen, allgemeinen Daten oder Informationen aber auch Fähigkeiten der Verwaltung bestimmte Aufgaben und Probleme lösen zu können, herangezogen.
Natürlich kann Wissensmanagement auch für einzelne Personen genutzt werden, die Stärke besteht aber in der Teilnahme idealerweise aller Personen in der Verwaltung. In diesem Fall reden wir von organisationalem Wissensmanagement. Und damit Wissensmanagement Verwaltungsweit eingesetzt werden kann, ist die Teilnahme von verschiedenen Akteuren maßgeblich.
Wichtige Akteure des Wissensmanagements
Ein wichtiges Amt ist das Personalamt. Denn dieses Amt verwaltet die Ressourcen, deren Wissen es zu bergen gilt: die Mitarbeiter. Weiterhin kann aber auch das Personalamt wichtiges Wissen teilen, welches alle Mitarbeiter in der Verwaltung interessiert und betrifft. Angefangen von einfachen Prozessen wie die Beantragung von Urlaub und Zeitausgleichen, Buchung von Dienstwagen oder Zeiterfassung bis hin zum Onboarding Prozess von neuen Mitarbeitern. Aber auch Themen wie das betriebliche Gesundheitsmanagement betrifft alle Mitarbeiter:innen der kommunalen Verwaltung.
Ein weiterer wichtiger Akteur ist das Amt für Digitalisierung. Denn diese haben als primäre Strategie, die Verwaltung zu digitalisieren. Doch Digitalisierung funktioniert nur mit den einzelnen Mitarbeitern. Somit kann die Strategie und die eingesetzten Produkte eine wichtige Informationsquelle für das Wissensmanagement werden. Werden neue Prozesse eingeführt, können diese idealerweise im Wissensmanagement beschrieben und erläutert werden. So sind alle Mitarbeiter:innen informiert.
Wissensmanagement ist aber nicht nur das reine konsumieren von Informationen, sondern lebt vom Feedback der betroffenen Mitarbeiter:innen. Diese Interaktion sollte zwingend digital ablaufen. Die IT-Abteilung sollte somit zwingend integriert werden. Denn diese Abteilung kennt und erarbeitet nicht nur die digitale Strategie gemeinsam mit dem Amt für Digitalisierung oder CDO, sondern stellt bereits heute die Fachanwendungen und notwendigen Prozesse für alle Mitarbeiter:innen bereit. Schöpfen Sie unbedingt dieses Potential und stellen Sie dieses Wissen allen Mitarbeiter:innen bereit.
Neben den eben dargestellten Generalisten sind natürlich alle Ämter wichtige Akteure des Wissensmanagements. Alle hegen eine intrinsische Motivation ihr Wissen an Mitarbeiter:innen, mindestens des eigenen Amtes zu teilen, um gerade in Zeiten von Personalmangel und hohem Arbeitsaufkommen die tägliche Arbeit einfacher zu gestalten. Dieses dezentrale Wissen wird im großen Zusammenspiel koordiniert – zum Beispiel durch das Personalamt oder die Personalentwickler – ohne diese Akteure zusätzlich zu belasten.
Bereitstellung des Wissens
Durch die Identifikation der beteiligten Akteure stellt sich nun die Frage der Lösung, dieses Wissen kostengünstig zu speichern und allen bereitzustellen. Für ersteres gibt es viele Lösungen, teils auch schon heute vorhandene. Die zweite Anforderung ist jedoch die entscheidende, denn wir möchten nicht nur von unserem Arbeitsplatz aus auf Wissen zugreifen, sondern dann, wenn wir es brauchen (zum Beispiel im Home-Office oder auf Dienstreisen) – mit den Endgeräten die wir zur Hand haben. Hier scheiden schnell klassische Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem aus.
Und hier kommt acadeMe ins Spiel:
- acadeMe ist Orts- und Zeitunabhängig verfügbar
- acadeMe kann von jedem gängigen Endgerät aufgerufen werden
Wissen finden
Auch ist der Zugriff auf die Informationsquelle / das Wissensmanagementsystem entscheidend. Durch Stichwortsuchen und Themen sollen die Informationen schnell gefunden und abgerufen werden können. Natürlich muss das Wissensmanagement auch einfach zu bedienen sein. Dann bedarf es keiner Schulung Ihrer Anwender, sondern diese können sofort starten. Natürlich ist die Akzeptanz eines einfach zu bedienenden Systems deutlich höher.
Auch hier liegen die Stärken von acadeMe:
- acadeMe hat ein intuitives Design mit einfachen und durchdachten Dialogen
- acadeMe bringt eine intelligente Suche mit. Sie können zum Beispiel nach Titeln, Produkten aber auch Volltext im Inhalt der Lerneinheit suchen.
Wissen produzieren
Die ersten Wissenseinheiten müssen nun bereitgestellt werden. Nicht jeder Anwender hat Zeit und Lust oder aber auch das Know How Autorensoftware zu erlernen. Somit muss Wissensmanagement in der Lage sein, bekannte und verbreitete Dokumente verarbeiten zu können. Hierdurch ist jeder Benutzer in der Lage, nach seinem eigenen Wissenstand eigene Inhalte zu produzieren. Sie dezentralisieren hierdurch die Wissenserfassung und beschleunigen den Prozess. Dies klingt sicher einleuchtend, gestalten Sie also den Prozess einfach.
Einmal produziert, kann auf diese Einheiten immer wieder zugegriffen werden. Eine Zentralisierung ist nicht notwendig, denn die Identifizierung, die Erstellung und die Bewertung erfolgt durch die einzelnen Anwender. Zentrale Aufgabe ist es vielmehr, die Nutzung des Wissensmanagements voranzutreiben und für eine Kultur des Wissensaustauschs zu werben.
acadeMe befähigt Ihre Mitarbeiter:innen, dezentral Wissen schnell und einfach bereitzustellen:
- acadeMe kennt gängige Dateiformate und indiziert diese automatisch
- acadeMe konvertiert die Dateiformate automatisch so, dass diese von allen Endgeräten aufgerufen werden können
- acadeMe liefert Bewertungsmechanismen für die objektive Rückmeldung an den Autor mit
Wissen teilen
Die Lerneinheiten werden stetig mehr und der Kommunikationskanal muss diesem folgen. Wissensmanagement sollte das einfache teilen von Einheiten ermöglichen. Wichtig hierbei ist, dass das originale Medium nicht verlassen wird, Einheiten also nicht versendet werden. Referenzen sind hierbei wichtig, um die Anwender immer wieder in das Wissensmanagement zu führen. So schleicht sich eine Akzeptanz ein, sodass die Mitarbeiter bald primär im Wissensmanagement suchen und dieses Wissen weiterverbreiten.
acadeMe nutzt Ihren bevorzugten Kanal:
- Mit acadeMe können Sie einfach Ihre Lerneinheiten an Kollegen weitergeben
Wissen strukturieren
Mit einer großen Menge an Lerneinheiten haben Sie in Ihrem Wissensmanagementsystem zwar eine Fülle an Material, jedoch ist dies nicht dazu gedacht strukturierte Darstellung zu betreiben. Eine Einarbeitung auf Basis der geschaffenen Struktur ist beispielsweise undenkbar.
Die Aufgabe des Wissensmanagements ist es nun, die einzelnen Bestandteile in übergeordnete Strukturen zu bringen, sodass unbedarfte Anwender dieser Struktur folgen können.
Hier bietet acadeMe einfache und schnelle Lösungen:
- acadeMe bietet die Funktion, Lerneinheiten zu Lernpfaden zur strukturierten Einarbeitung zusammenzufassen
- Weiterhin bietet acadeMe Produkte als Ergänzung zu den Lerneinheiten an. So können Sie eine weitere Ebene der Benutzerunterstützung nutzen
Anforderung
Die Anforderungen an ein Wissensmanagementsystem sind somit klar:
- Wissen zentral verwalten
- Wissen auffindbar gestalten
- Wissen kommunizieren
- Wissen verbreiten
- Wissen skalieren
Weitere Anforderungen an ein Wissensmanagement sind:
- Benutzerfreundlichkeit
- Sicherheit
- Datenschutz
Wissensmanagement
eLearning Pakete
Sie möchten vorhandenes Wissen nutzen und alleinig oder ergänzend zu Ihren Wissenseinheiten integrieren?
Dann ist acadeMe Ihre Lösung. Denn mit acadeMe greifen Ihre Mitarbeiter:innen Orts-, Zeit- und Geräteunabhängig auf unsere qualitativ hochwertigen elektronischen Inhalte zu. Diese elektronischen Einheiten (Lerneinheiten) werden durch uns eingestellt und können an zentraler Stelle gefunden werden. Wenn Sie Wissensmanagement mit acadeMe bereits einsetzen, sind Ihre Inhalte und unsere an gleicher Stelle zu finden. Wir bieten Ihnen vollumfängliche Online-Schulungslösungen für folgende Produkte:
- citkoPortal (in Planung)
- d.3 (in Planung)
- Digitalisierung
- Form-Solutions
- Infoma
- Kommunalportal.NRW
- Microsoft Teams
- Office & Windows
- Serviceportal
- Typo3 (in Planung)
- votemanager
Sie können die einzelnen Pakete eigenständig buchen. Es gibt keine Abhängigkeiten der einzelnen Pakete.
Digitalisierung Form-Solutions Infoma Microsoft Teams Office & Windows Kommunalportal.NRW Serviceportal votemanagerSie möchten sich von unseren elektronischen eLearning-Inhalten oder dem acadeMe Wissensmanagement überzeugen? Dann nehmen Sie Kontakt auf. Wir zeigen Ihnen gerne acadeMe in einer Live-Vorführung und senden Ihnen ein unverbindliches Angebot!
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