eLearning & Wissens­management für Verwaltungen

Wissensmanagement

Wir leben in einer Gesellschaft, in der Wissen immer wichtiger wird. Dies gilt nicht nur für den Einzelnen, sondern vor allem für Verwaltungen. Das Wissen liegt jedoch nicht in der Verwaltung, sondern bei den einzelnen Mitarbeitern. Die Herausforderung ist es dieses Wissen von den Mitarbeitern in die Verwaltung zu tragen.

Um dieses Wissen in die Verwaltung zu bringen, bedarf es eines gemeinsamen Weges. Denn niemand möchte, dass sein Wissen an verschiedenen Stellen aufgeschrieben ist und somit die Suche nach dem richtigen Wissen erschwert wird.

Was ist Wissensmanagement?

Das Ziel ist somit klar, nur was ist überhaupt Wissensmanagement? Grundsätzlich ist Wissensmanagement eine Methode oder Herangehensweise wie Wissen in der Verwaltung organisiert wird. Hierzu wird das Wissen einzelner Personen, allgemeinen Daten oder Informationen aber auch Fähigkeiten der Verwaltung bestimmte Aufgaben und Probleme lösen zu können, herangezogen.

Natürlich kann Wissensmanagement auch für einzelne Personen genutzt werden, die Stärke besteht aber in der Teilnahme idealerweise aller Personen in der Verwaltung. In diesem Fall reden wir von organisationalem Wissensmanagement. Und damit Wissensmanagement Verwaltungsweit eingesetzt werden kann, ist die Teilnahme von verschiedenen Akteuren maßgeblich.

Wichtige Akteure des Wissensmanagements

Ein wichtiges Amt ist das Personalamt. Denn dieses Amt verwaltet die Ressourcen, deren Wissen es zu bergen gilt: die Mitarbeiter. Weiterhin kann aber auch das Personalamt wichtiges Wissen teilen, welches alle Mitarbeiter in der Verwaltung interessiert und betrifft. Angefangen von einfachen Prozessen wie die Beantragung von Urlaub und Zeitausgleichen, Buchung von Dienstwagen oder Zeiterfassung bis hin zum Onboarding Prozess von neuen Mitarbeitern. Aber auch Themen wie das betriebliche Gesundheitsmanagement betrifft alle Mitarbeiter:innen der kommunalen Verwaltung.

Ein weiterer wichtiger Akteur ist das Amt für Digitalisierung. Denn diese haben als primäre Strategie, die Verwaltung zu digitalisieren. Doch Digitalisierung funktioniert nur mit den einzelnen Mitarbeitern. Somit kann die Strategie und die eingesetzten Produkte eine wichtige Informationsquelle für das Wissensmanagement werden. Werden neue Prozesse eingeführt, können diese idealerweise im Wissensmanagement beschrieben und erläutert werden. So sind alle Mitarbeiter:innen informiert.

Wissensmanagement ist aber nicht nur das reine konsumieren von Informationen, sondern lebt vom Feedback der betroffenen Mitarbeiter:innen. Diese Interaktion sollte zwingend digital ablaufen. Die IT-Abteilung sollte somit zwingend integriert werden. Denn diese Abteilung kennt und erarbeitet nicht nur die digitale Strategie gemeinsam mit dem Amt für Digitalisierung oder CDO, sondern stellt bereits heute die Fachanwendungen und notwendigen Prozesse für alle Mitarbeiter:innen bereit. Schöpfen Sie unbedingt dieses Potential und stellen Sie dieses Wissen allen Mitarbeiter:innen bereit.

Neben den eben dargestellten Generalisten sind natürlich alle Ämter wichtige Akteure des Wissensmanagements. Alle hegen eine intrinsische Motivation ihr Wissen an Mitarbeiter:innen, mindestens des eigenen Amtes zu teilen, um gerade in Zeiten von Personalmangel und hohem Arbeitsaufkommen die tägliche Arbeit einfacher zu gestalten. Dieses dezentrale Wissen wird im großen Zusammenspiel koordiniert – zum Beispiel durch das Personalamt oder die Personalentwickler – ohne diese Akteure zusätzlich zu belasten.

Bereitstellung des Wissens

Durch die Identifikation der beteiligten Akteure stellt sich nun die Frage der Lösung, dieses Wissen kostengünstig zu speichern und allen bereitzustellen. Für ersteres gibt es viele Lösungen, teils auch schon heute vorhandene. Die zweite Anforderung ist jedoch die entscheidende, denn wir möchten nicht nur von unserem Arbeitsplatz aus auf Wissen zugreifen, sondern dann, wenn wir es brauchen (zum Beispiel im Home-Office oder auf Dienstreisen) – mit den Endgeräten die wir zur Hand haben. Hier scheiden schnell klassische Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem aus.

Und hier kommt acadeMe ins Spiel:

  • acadeMe ist Orts- und Zeitunabhängig verfügbar
  • acadeMe kann von jedem gängigen Endgerät aufgerufen werden

Wissen finden

Auch ist der Zugriff auf die Informationsquelle / das Wissensmanagementsystem entscheidend. Durch Stichwortsuchen und Themen sollen die Informationen schnell gefunden und abgerufen werden können. Natürlich muss das Wissensmanagement auch einfach zu bedienen sein. Dann bedarf es keiner Schulung Ihrer Anwender, sondern diese können sofort starten. Natürlich ist die Akzeptanz eines einfach zu bedienenden Systems deutlich höher.

Auch hier liegen die Stärken von acadeMe:

  • acadeMe hat ein intuitives Design mit einfachen und durchdachten Dialogen
  • acadeMe bringt eine intelligente Suche mit. Sie können zum Beispiel nach Titeln, Produkten aber auch Volltext im Inhalt der Lerneinheit suchen.

Wissen produzieren

Die ersten Wissenseinheiten müssen nun bereitgestellt werden. Nicht jeder Anwender hat Zeit und Lust oder aber auch das Know How Autorensoftware zu erlernen. Somit muss Wissensmanagement in der Lage sein, bekannte und verbreitete Dokumente verarbeiten zu können. Hierdurch ist jeder Benutzer in der Lage, nach seinem eigenen Wissenstand eigene Inhalte zu produzieren. Sie dezentralisieren hierdurch die Wissenserfassung und beschleunigen den Prozess. Dies klingt sicher einleuchtend, gestalten Sie also den Prozess einfach.

Einmal produziert, kann auf diese Einheiten immer wieder zugegriffen werden. Eine Zentralisierung ist nicht notwendig, denn die Identifizierung, die Erstellung und die Bewertung erfolgt durch die einzelnen Anwender. Zentrale Aufgabe ist es vielmehr, die Nutzung des Wissensmanagements voranzutreiben und für eine Kultur des Wissensaustauschs zu werben.

acadeMe befähigt Ihre Mitarbeiter:innen, dezentral Wissen schnell und einfach bereitzustellen:

  • acadeMe kennt gängige Dateiformate und indiziert diese automatisch
  • acadeMe konvertiert die Dateiformate automatisch so, dass diese von allen Endgeräten aufgerufen werden können
  • acadeMe liefert Bewertungsmechanismen für die objektive Rückmeldung an den Autor mit

Wissen teilen

Die Lerneinheiten werden stetig mehr und der Kommunikationskanal muss diesem folgen. Wissensmanagement sollte das einfache teilen von Einheiten ermöglichen. Wichtig hierbei ist, dass das originale Medium nicht verlassen wird, Einheiten also nicht versendet werden. Referenzen sind hierbei wichtig, um die Anwender immer wieder in das Wissensmanagement zu führen. So schleicht sich eine Akzeptanz ein, sodass die Mitarbeiter bald primär im Wissensmanagement suchen und dieses Wissen weiterverbreiten.

acadeMe nutzt Ihren bevorzugten Kanal:

  • Mit acadeMe können Sie einfach Ihre Lerneinheiten an Kollegen weitergeben

Wissen strukturieren

Mit einer großen Menge an Lerneinheiten haben Sie in Ihrem Wissensmanagementsystem zwar eine Fülle an Material, jedoch ist dies nicht dazu gedacht strukturierte Darstellung zu betreiben. Eine Einarbeitung auf Basis der geschaffenen Struktur ist beispielsweise undenkbar.

Die Aufgabe des Wissensmanagements ist es nun, die einzelnen Bestandteile in übergeordnete Strukturen zu bringen, sodass unbedarfte Anwender dieser Struktur folgen können.

Hier bietet acadeMe einfache und schnelle Lösungen:

  • acadeMe bietet die Funktion, Lerneinheiten zu Lernpfaden zur strukturierten Einarbeitung zusammenzufassen
  • Weiterhin bietet acadeMe Produkte als Ergänzung zu den Lerneinheiten an. So können Sie eine weitere Ebene der Benutzerunterstützung nutzen

Anforderung

Die Anforderungen an ein Wissensmanagementsystem sind somit klar:

  • Wissen zentral verwalten
  • Wissen auffindbar gestalten
  • Wissen kommunizieren
  • Wissen verbreiten
  • Wissen skalieren

Weitere Anforderungen an ein Wissensmanagement sind:

  • Benutzerfreundlichkeit
  • Sicherheit
  • Datenschutz

Preis

Die hier dargestellten Funktionen sind nur ein kleiner Ausschnitt der Fülle an Möglichkeiten, die Sie mit acadeMe haben. Wir berechnen für das acadeMe Wissensmanagement wie folgt:

  • 160 € Mindestumsatz pro Monat
  • 800 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,30 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

eLearning Pakete

Sie möchten vorhandenes Wissen nutzen und alleinig oder ergänzend zu Ihren Wissenseinheiten integrieren?

Dann ist acadeMe Ihre Lösung. Denn mit acadeMe greifen Ihre Mitarbeiter:innen Orts-, Zeit- und Geräteunabhängig auf unsere qualitativ hochwertigen elektronischen Inhalte zu. Diese elektronischen Einheiten (Lerneinheiten) werden durch uns eingestellt und können an zentraler Stelle gefunden werden. Wenn Sie Wissensmanagement mit acadeMe bereits einsetzen, sind Ihre Inhalte und unsere an gleicher Stelle zu finden. Wir bieten Ihnen vollumfängliche Online-Schulungslösungen für folgende Produkte:

  • Digitalisierung
  • Form-Solutions
  • Infoma
  • Kommunalportal.NRW
  • Microsoft Teams
  • Office & Windows
  • Serviceportal
  • votemanager

Sie können die einzelnen Pakete eigenständig buchen. Es gibt keine Abhängigkeiten der einzelnen Pakete.

Digitalisierung

Verwaltungswissen ist sehr komplex. Nicht nur durch den demographischen Wandel ist es eine wichtige Aufgabe, dieses Wissen zu erhalten und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Die cogniport GmbH unterstützt Verwaltungen mit verschiedenen Lern- und Wissensinstrumenten bei dieser Aufgabe.

Dort kann Orts- und Zeitunabhängig auf ein umfangreiches Portfolio aus Verwaltungs-Know-How zurückgegriffen werden. Die Inhalte der cogniport stellen hier die aktuellen Anforderungen der Berufspraxis dar und bieten Wissen und Lösungen für ihre erfolgreiche Handhabung:

  • Föderaler Verwaltungsaufbau
  • Träger öffentlicher Verwaltung / Hoheitsrechte von Kommunen
  • Auf- und Ablauforganisation / Digitale Organisation
  • Organisationsmittel und Aktenführung
  • Aufgabengliederungsplan / Schriftgutverwaltung
  • Aktenplan
  • Neues Steuerungsmodell
  • Das Onlinezugangsgesetz / Das E-Government Gesetz
  • EU-Verordnungen und Richtlinien
  • Länder- und kommunalspezifische Gesetzgebung
  • Geschäftsprozesse im Wandel
  • Einführung in die Projektarbeit / Methodiken (Wasserfall vs. Agil)
  • Werkzeuge und Methoden des IT-PLR
  • Nutzung von Verwaltungsportalen
  • Elektronische Identifikation und elektronische Signaturen
  • Elektronische Bescheide und Zustellung
  • Fachanwendungen und Speziallösungen für die ÖV
  • DMS- und ERP-Systeme
  • Formularmanagementsysteme
  • Standards- und Schnittstellen
  • Das richtige digitale Mindset / Kommunikation und Rhetorik
  • Social-Media und Außendarstellung
  • Moderation und Präsentation

Preis:

  • 200 € Mindestumsatz pro Monat
  • 650 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,30 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Form-Solutions

Gesetzeskonforme Assistenten und Formulare: Ihre Redaktion muss viele Themen beherrschen. Geben Sie mit acadeMe eine einfache Einführung in Form-Solutions an die Hand:

  • Panel und Textfelder erstellen
  • Assistenten anlegen
  • Drop down Menüs, Optionsfelder und Autovervollständigung
  • Multipanel, Autovervollständigung und Drop down Menüs mit virtuellen Feldern
  • Berechnungen in Panels
  • Datei-Hochladen und Aktivierungsregeln
  • Eigene Listen erstellen

Preis:

  • 65 € Mindestumsatz pro Monat
  • 200 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Infoma

Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung und Jahresabschluss: Schritt für Schritt erklärt und jederzeit abrufbar:

  • Menüband anpassen
  • Vorgefilterte Ansicht abspeichern
  • Budgetbuchblatt füllen
  • Excelimport von Planzahlen
  • Symbol der Investitionsstatistik einfügen
  • Nullstellung Haushaltsplan
  • Einrichtung Stammdaten
  • Erfassung von Anlagegütern
  • Anlagenzugänge / Zuschusseingänge
  • Weitere Buchungen der Anlagenbuchhaltung
  • Abgangsbuchungen
  • Abstimmung Fibu-Anbu
  • Auswertungen & Auskünfte
  • Allgemeine Systeminformationen
  • Anpassungsmöglichkeiten des Systems und verschiedene Ansichten
  • Sortieren und Gruppieren
  • Finanzadressen, Debitoren und Kreditoren
  • Berichte

Preis:

  • 120 € Mindestumsatz pro Monat
  • 600 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 7,50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet viele Funktionen und wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen wie es geht:

  • Basiswissen zu Teams
  • Ein Team erstellen, bearbeiten und verwalten
  • Mit Teammitgliedern kommunizieren (Beiträge / Chat)
  • Persönliche Chats und interne Anrufe
  • Online Besprechungen planen
  • Online Besprechungen durchführen
  • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
  • Teams mit Registerkarten erweitern
  • Gemeinsame Aufgabenverwaltung mit MS-Planner
  • Schnelle Umfragen mit Microsoft Form erstellen
  • Weitere 365 Apps gemeinsam nutzen
  • Suche und allgemeine Einstellungen

Preis:

  • 65 € Mindestumsatz pro Monat
  • 200 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Office & Windows

Die Möglichkeiten von Office sind riesig. Kaum einer beherrscht jedoch das Standardpaket wirklich. Abhilfe schafft unser Paket Office & Windows mit einer gigantischen Fülle an Material. Ideal für Office 2016 / 2019 / 365 und Windows 10 / 11:

  • Access
    • Access kennenlernen
    • Mit Datenbanken arbeiten
    • Dateneingabe in Formulare
    • Dateneingabe in Tabellen
    • Daten suchen, ersetzen, sortieren
    • Daten filtern
    • Mit Abfragen arbeiten
    • Beziehungen zwischen Tabellen
    • Berichte und Daten drucken
    • Neue Datenbank anlegen
    • Tabellen erstellen
    • Formulare erstellen
    • Formulare bearbeiten
    • Abfragen erstellen
    • Berichte und Etiketten erstellen
    • Datenbankobjekte bearbeiten
    • Datenbanken verwalten
  • Excel
    • Excel kennenlernen
    • Grundlegende Techniken
    • Mit Formeln arbeiten
    • Zellen formatieren
    • Ausfüllen, kopieren und verschieben
    • Tabellenansicht und –struktur bearbeiten
    • Mit einfachen Funktionen arbeiten
    • Fehler in Formeln finden und korrigieren
    • Spezielle Funktionen einsetzen
    • Zeitberechnungen durchführen
    • Diagramme erstellen und gestalten
    • Bearbeitung von Diagrammen individuell
    • Daten mit Sparklines veranschaulichen
    • Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten
    • Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken
    • Arbeitsmappen effektiv nutzen
    • Excel-Vorlagen/Arbeitsmappen
  • Outlook
  • PowerPoint
  • Windows
    • Windows kennlernen
    • Desktop und Apps
    • Fenster bedienen
    • Explorer kennlernen
    • Explorer anpassen
    • Dateien und Ordner verwalten
    • Elemente und Informationen suchen
    • Startmenü und Sperrbildschirm anpassen
    • Desktopanpassung und Farbgestaltung
    • Apps installieren und deinstallieren
    • Apps effektiv nutzen
    • Internet und Cloud
    • Systemeinstellungen vornehmen
    • Energie sparen
    • Probleme beheben
    • Sichern, Wiederherstellen und optimieren
    • Datenschutz und Sicherheit

Preis:

  • 400 € Mindestumsatz pro Monat
  • 800 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,70 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Serviceportal oder Kommunalportal.NRW

Bearbeitung von Einrichtungen, Dienstleistungen sowie Mitarbeitenden. Wie das funktioniert? acadeMe gibt einen perfekten Einblick:

  • Einführung
  • Stammdaten bearbeiten
  • Einrichtungen
  • Mitarbeiter
  • Dienstleistungen
  • Recherche
  • ZuFi
  • Sachbearbeiter Oberfläche
  • Postkorb als Sachbearbeiter bedienen

Preis:

  • 65 € Mindestumsatz pro Monat
  • 200 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 0,50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

votemanager

Wahlgebietseinteilung, Planung der Wahlhelfer:innen, Verwaltung der Kandidierenden und Ergebnispräsentation. Leicht wird es mit acadeMe!

  • 45 € Mindestumsatz pro Monat
  • 160 € Maximaler Preis pro Monat
  • Abrechnung 3,50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat
  • Mindestvertragslaufzeit 36 Monate

Sie möchten sich von unseren elektronischen eLearning-Inhalten oder dem acadeMe Wissensmanagement überzeugen? Dann nehmen Sie Kontakt auf. Wir zeigen Ihnen gerne acadeMe in einer Live-Vorführung und senden Ihnen ein unverbindliches Angebot!

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